Công tác quản lý nhà nước về tài liệu lưu trữ khi vận hành mô hình chính quyền địa phương 02 cấp của tỉnh Khánh Hòa

Công tác quản lý nhà nước về tài liệu lưu trữ khi vận hành mô hình chính quyền địa phương 02 cấp của tỉnh Khánh Hòa

• Bởi Tuyên giáo và Dân vận Tỉnh ủy Khánh Hòa
• 15/10/2025 08:44:11
• 265 lượt xem
• 0 lượt thích
• 0 bình luận

Thực trạng công tác quản lý nhà nước về văn thư, trữ của tỉnh Khánh Hòa

Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa với chức năng, nhiệm vụ được giao đã kịp thời tham mưu UBND tỉnh ban hành các văn bản về tăng cường quản lý công tác VTLT sau sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; đồng thời, luôn bám sát và kịp thời hướng dẫn, giải đáp các vướng mắc trực tiếp đến các cơ quan, đơn vị trong việc đăng ký văn bản đi, văn bản đến, thay đổi con dấu, bàn giao tài liệu, việc nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh đối với khối tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh; trong đó tập trung hướng dẫn kỹ vấn đề thống kê, tiếp nhận, bàn giao tài liệu theo đúng quy định để đảm bảo công tác quản lý tài liệu một cách tối ưu nhất, không để xảy ra tình trạng thất thoát, hư hỏng tài liệu; đồng thời đã yêu cầu các sở, ban, ngành kịp thời báo cáo kết quả thực hiện để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh, Bộ Nội vụ ngay khi có yêu cầu.

Hoạt động VTLT có tính đặc thù, đòi hỏi đội ngũ cán bộ phải có sự cần mẫn, sáng tạo, vận dụng phù hợp các quy định trong cách làm để bảo vệ và lưu giữ nguyên vẹn giá trị lịch sử phát triển trong bất kỳ giai đoạn nào. Hiện nay, tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa sau sáp nhập có trên 34.062 mét tài liệu, trong đó tài liệu của các sở, ban, ngành là 13.692 mét (gồm 5.221 mét tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh; 8.471 mét tài liệu chưa chỉnh lý); các ban và đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh là 2.807 mét tài liệu (gồm 50 mét tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh; 2.757 mét tài liệu chưa chỉnh lý).

Tài liệu cấp huyện của tỉnh Khánh Hòa trước khi sáp nhập đã được đóng gói, niêm phong cẩn thận.

Thực tế, sau khi chính quyền địa phương 02 cấp đi vào vận hành, mặc dù công tác quản lý nhà nước về VTLT tại tỉnh Khánh Hòa luôn được quan tâm đẩy mạnh và đạt được nhiều kết quả khả quan, song vẫn còn một số khó khăn, vướng mắc như:

Thứ nhất, công tác bàn giao hồ sơ, tài liệu giữa các cơ quan, đơn vị sau sáp nhập chưa hoàn thành theo kế hoạch đề ra; việc bố trí kho lưu trữ đã được lãnh đạo UBND tỉnh và các cơ quan, đơn vị quan tâm bố trí đảm bảo việc lưu trữ tài liệu đã bàn giao, tiếp nhận; hiện tại tài liệu đang bảo quản tại 02 địa điểm (01 địa điểm tại các trụ sở thuộc tỉnh Khánh Hòa và 01 địa điểm tại các trụ sở thuộc tỉnh Ninh Thuận cũ). Trong đó, các kho lưu trữ tại tỉnh Ninh Thuận (trước sáp nhập) do vị trí địa lý cách xa trụ sở làm việc hiện tại và đa số tài liệu chưa được chỉnh lý, số hóa nên việc phục vụ khai thác gặp nhiều khó khăn cho cơ quan thực hiện khai thác.

Thứ hai, nhân sự thực hiện công tác VTLT sau sáp nhập đều được các cơ quan phân công thực hiện, nhưng một số vị trí chưa đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ. Bởi thực tế, sau sáp nhập số lượng văn bản phát hành tăng lên rất nhiều, nhưng nhân sự có kinh nghiệm làm công tác VTLT bị giảm xuống do xin nghỉ theo chế độ hoặc chuyển công tác khác, nhân sự kiêm nhiệm nên trình độ chuyên môn về VTLT chưa được đào tạo chuyên sâu; về công tác lưu trữ như lập hồ sơ công việc còn nhiều hạn chế.

Thứ ba, hoạt động thu nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử sau sáp nhập được tỉnh Khánh Hòa quan tâm thực hiện và đã có văn bản yêu cầu các cơ quan, đơn vị rà soát các phông tài liệu của các cơ quan thuộc tỉnh Ninh Thuận trước sáp nhập đã chỉnh lý để nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Tuy nhiên, qua theo dõi, mặc dù hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý nhưng chất lượng chưa đạt yêu cầu (biên mục lục chưa đầy đủ, đánh số chưa liên tục…) do tỉnh Ninh Thuận trước sáp nhập không có đội ngũ công chức chuyên môn tham mưu quản lý hoạt động VTLT cũng như hoạt động chỉnh lý trên địa bàn. Do đó, để đáp ứng được điều kiện nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử cần thực hiện đánh giá lại số hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, cấp tỉnh để đảm bảo việc nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

Thứ tư, việc số hóa tài liệu lưu trữ sau sáp nhập số lượng tài liệu cần chỉnh lý tăng lên nhiều, nhưng lại thiếu kinh phí thực hiện do tỉnh mới đi vào vận hành nên việc cân đối dự toán còn nhiều khó khăn. Bên cạnh đó, về thủ tục đấu thầu, do thời gian thực hiện các bước theo quy trình đấu thầu để đảm bảo đúng quy định rất lâu và kéo dài, nên cơ bản tiến độ hoàn thành số hóa tài liệu trong thời gian ngắn theo yêu cầu của Trung ương là rất khó khăn. Đối với hồ sơ tài liệu điện tử, hiện nay tỉnh Khánh Hòa đang sử dụng song song hai phần mềm quản lý văn bản khác nhau, trong đó Văn phòng UBND tỉnh sử dụng phần mềm riêng và các sở, ban, ngành còn lại sử dụng phần mềm riêng nên khó khăn trong việc tích hợp, quản lý, triển khai hồ sơ điện tử.

Một số hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý và đưa lên giá kệ để bảo quản tại Kho lưu trữ tỉnh Khánh Hòa.

Giải pháp khắc phục vướng mắc trong công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh Khánh Hòa

Nhằm khắc phục những khó khăn, vướng mắc trong công tác quản lý nhà nước về tài liệu lưu trữ của các cơ quan cấp tỉnh, nhất là để phục vụ tốt hơn cho việc vận hành thông suốt, hiệu quả mô hình chính quyền địa phương 02 cấp của tỉnh Khánh Hòa, trong thời gian tới cần tập trung làm tốt một số nội dung trọng tâm sau:

Một là, kịp thời tổ chức tập huấn, triển khai các nội dung mới của Luật Lưu trữ và các văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ; đặc biệt là các nội dung về lưu trữ điện tử, khai thác sử dụng tài liệu số để nâng cao hơn nữa năng lực và chất lượng tham mưu của đội ngũ cán bộ thực hiện công tác VTLT, nhằm đảm bảo triển khai thực hiện thống nhất, đồng bộ, đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ trong thời kỳ công nghệ số.

Hai là, sớm ban hành các đề án, dự án, kế hoạch xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu chưa được chỉnh lý, số hóa để lựa chọn những tài liệu có tầng suất sử dụng cao, tài liệu có giá trị vĩnh viễn đưa vào số hóa để phục vụ có hiệu quả việc khai thác, sử dụng tài liệu mà không bị ảnh hưởng đến vị trí địa lý.

Ba là, chú trọng đầu tư nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, đảm bảo hệ thống phần mềm quản lý và điều hành văn bản vận hành thông suốt, hiệu quả, phục vụ tốt yêu cầu lập hồ sơ điện tử, đảm bảo nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử tỉnh, giảm thiểu hồ sơ giấy phát sinh.

Bốn là, tiếp tục phối hợp với các cơ quan, đơn vị để thường xuyên hướng dẫn thực hiện công tác VTLT; đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ cán bộ làm công tác VTLT và tăng cường nắm bắt các vấn đề phát sinh khi thực hiện do các cơ quan phản ánh trong việc triển khai thực hiện để kịp thời giải đáp, có ý kiến tháo gỡ vướng mắc khó khăn... góp phần cho công tác quản lý nhà nước về VTLT thực sự hiệu lực, hiệu quả trong cách xử lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Mặt khác, sẽ giúp tăng khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử, hoạt động số hóa tài liệu được đảm bảo theo yêu cầu đề ra trong vận hành mô hình chính quyền địa phương 02 cấp./.

Lê Thị Thu Thảo - Phó Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa